Suvepäevasid oodatakse igas ettevõttes alati huviga, mistõttu pööratakse nende korraldamisele suurt tähelepanu. Selleks, et suvepäevad oleksid edukad, toob ürituskorralduses kogenud Eesti Artistide Agentuur välja peamised elemendid, mida planeerimisel silmas pidada.
Eesmärgi püstitamine
Suvepäevade formaate võib olla mitmeid, alustades aktiivsetest suvepäevadest ja lõpetades seminarivormis infopäevaga. Selleks, et valida formaat, on esmalt vaja paika panna ürituse suurem eesmärk. Kas on soov pakkuda töötajatele võimalust tööväliselt lõõgastuda, sportida, tunnustada töötajaid panustatud aasta eest, arendada tiimitööd või turundada ettevõttesiseseid muudatusi? “Sobivaima suvepäevade formaadi valikul saab nõustada ka Eesti Artistide Agentuur. Kui nägemus paigas, on lihtsam edasi minna. Oluline on arvestada ka töötajate huvidega, et luua kogu meeskonnale meeldejääv koosviibimine,” selgitas Eesti Artistide Agentuuri loovjuht ja peokorraldaja Anu-Mari Uuspõld.
Eelarve määramine
See, kui palju saate või soovite kulutada määrab ära suvepäevade formaadi ja suuruse. Uuspõllu sõnul arvatakse ekslikult, et eelarves hoitakse kokku märkimisväärseid kulusid, kui ettevõtte enda töötaja korraldab kõik ära. “Reaalsus on aga teine, sest paratamatult võivad töötajal mõned detailid suures tööhoos kahe silma vahele jääda. Agentuuri kaasamine võib osutuda mõningatel puhkudel soodsamaks lahenduseks, sest kogemustega korraldaja oskab kohe protsessi algul pöörata kõikidele aspektidele tähelepanu. Tänu suurele teenuste kataloogile ja kontaktide võrgustikule on näiteks meil agentuurina võimekus lahendada operatiivselt ettenägematuid olukordi. Oleme kliendile kättesaadavad kogu protsessi vältel, pakkudes tuge, vastame igale küsimusele, mis võivad tekkida,” põhjendas Uuspõld agentuuri kaasamise kasulikkust suvepäevade korraldamisel.
Aja ja koha valik
Viimastel aastatel on ettevõtete suvepäevade pidamine populariseerunud, mistõttu tasub suvepäevade korraldamisega alustada kusagil aasta enne sündmust, et saada endale meelepärasel ajal ja kohas suvepäevi pidada. Küll aga pole hiljaks jäänud ka need, kes alustavad planeerimist aasta alguskuudel.
Soovitav on sobitada suvepäevade kuupäev töö- ja puhkegraafikuga, et võimalikult paljud töötajad saaksid osaleda. Uuspõllu sõnul on kasulik valida kohe planeerimise algprotsessis kaks alternatiivset toimumiskuupäeva, mille puhul on suurem võimalus soovitud koha broneerimiseks. Kaardistada tasub mitmeid majutusi, et saaks erinevaid võimalusi võrrelda ning valida endale sobivaim.
Toitlustus ja joogipoolis
Toitlustus on ürituse üks olulisimaid elemente, kuhu tasub investeerida, sest hea toit jääb alati meelde. Vastavalt suvepäevade formaadile tuleb otsustada, kas kasutada majutusasutuse poolt pakutavat toitlustamist või tellida toitlustus välistelt osapooltelt. Kui majutusasutuse toitlustajal on hea maine, on soovitav seda kasutada, sest see on tihtipeale soodsam ja mugavam viis toitlustuse pakkumiseks.
Toiduvalikuid tehes tasub pöörata tähelepanu küsimustele:
- Kas suvepäevadel on fikseeritud menüü või külalised peavad road eelnevalt valima?
- Kas külaliste seas on spetsiaalsete dieedinõuetega inimesi?
- Kas toitu serveeritakse või on tegemist Rootsi lauaga?
Jookide organiseerimisel tuleb otsustada, kas joogipoolis tellitakse/ostetakse ette või makstakse koha peal tarbitud jookide eest hiljem. Ette planeeritud jookide puhul on suurem kontroll eelarve üle, kuid on risk, et midagi võib puudu jääda. Avatud baari korral on vaja veenduda, et toidumenüü on põhjalik ja sisaldaks palju süsivesikuid. Eks ikka selleks, et hommikul kõik ennast hästi tunneks!
Aktiivtegevused ja meelelahutus
Suvepäevad on hea koht, kus korraldada põnevaid mänge ja tegevusi meeskonnatöö ning strateegilise mõtlemise arendamiseks. Eesti Artistide Agentuuri partner Elamusmängud OÜ pakub suvepäevadeks erinevaid ühistegevusi ja atraktsioonide renti. Elamusmängude loovjuhi Taimo Nellise sõnul läheb inimestele alati peale huumorivõtmes üles ehitatud sporditegevused nagu mullijalgpall, suve-suusatamine murusuuskadega või kinni kaetud võrguga võrkpall.
“Pakume ka Eestis täiesti uudset GPS-süsteemil põhinevat mängu (GPS Challenge): kaheks grupiks aetud meeskonnaliikmed peavad üksteisega kaugjuhtimise süsteemis koostööd tegema. Üks tiim juhendab staabis GPS-i andmete põhjal, teine osa tiimist on maastikul ülesannet lahendamas. Mängus toimub üllatusi ja rollide vahetusi, erinevate meeskondade tulemusi ja konkurentide tegevust näeb reaalajas mängu vältel, mis tekitab palju põnevust ja hasarti. Kes soovivad innovaatilisemat tiimitööd, siis see on hästi kaasahaarav,” kirjeldas Nellis Elamusmängude uut tegevusvõimalust.
Suurepäraste suvepäevade juurde käib ka hea meelelahutus! Meeleolu loomiseks on võimalik kaasata nii ettevõtte andekaid töötajaid kui ka kutsuda endale esinema professionaalseid artiste, diskoreid. Margit Tali Bändi solisti Margit Tali sõnul tuleb artistide valikul arvestada suvepäevade formaadiga: “Kui tegemist pole stiilipeoga, siis võiks bänd olla selline, mis viljeleb erinevat sorti muusikat.”
Kui on soov suvepäevi maksimaalselt nautida, siis on õhtu- ja päevajuhi kaasamine idee, mida tasub kaaluda. Pikaaegse kogemusega õhtu- ja päevajuhi Ilja Golombi sõnul tasub ettevõtetel arvestada töötajate huvide ja eelistustega: “Väga positiivsed on näited, kus firmad on lasknud töötajatel endil hääletada ja valida välja suvepäevadele bändi, õhtujuhi, tegevused. Nii tunnevad inimesed ennast asjasse kaasatuna.” Golombi sõnul on õhtujuht see, kes liidab rahva kokku, paneb nad ühiselt midagi tegema ja loob atmosfääri ning tingimused, mis võimaldab kõigil töötajatel suvepäevi maksimaalselt nautida.
Jäädvustamine
Meil on kõigil küll ligipääs Instagramile, kuid suvepäevadele professionaalse fotograafi kaasamine tagab, et sündmusest on kvaliteetseid fotosid, mis võivad hiljem ettevõtte tegevuses ja turundamises kasulikuks osutuda. Ja mis on veel parem ettevõtte turundus, kui töötajad ise jagavad oma kontodel kvaliteetseid pilte ettevõtte suurepäraselt korraldatud suvepäevade emotsioonidest!
Sul tekkis küsimus või soovid abi ettevõtte ürituse korraldamises? Kirjuta meile!
