Meie agentuuritasu, mis sisaldub juba hinnapakkumises on vahemikus 25-100€. Selle eest võtame enda kanda suure hulga eeltööd, suhtlust teenuspakkujatega, konsultatsiooni tellijale, mugavat arve võimalust ning garanteerime, et teenuspakkuja ei vea Teid alt. Agentuuritasu hinnavahemik varieerub võttes arvesse hinnapakkumise kogusummat, nt. 1000€ hinnapakkumises on agentuuritasu 100€ ning 250€ hinnapakkumises on 25€ agentuuritasu. 100€ on meie hinnalagi tellides ka teenust, mis ületab 1000€. Nt. 3000€ hinnapakkumises on agentuuritasu ainult 100€. 

Ei. See tähendab, et oleneb kuupäevast võib teenusehind oluliselt varieeruda. Kuigi bändidel ja teenuspakkujatel on kindel hinnavahemik mille raames nad teenust osutavad, siis teatud kuupäevadel võib hind olla isegi poole odavam või ka vastupidi. Samamoodi võib hinda oluliselt muuta bändide puhul väiksemad koosseisud ja esinemiste (settide) pikkus ja arv.

Hinnapakkumised kehtivad enamasti kuni 2 päeva ja teenuste tellimused tuleb kinnitada ettemaksuarvega, mis moodustab 10-50% või kliendi soovil isegi 100% koguarvest. Ettemaks ei kuulu tagastamisele kui klient peaks teenusest või kogu arve tasumisest loobuma. Ettemaksu võime tagastada kui klient teavitab oma loobumissoovist vähemalt 2 kuud ette. Agentuuritasu ei kuulu tagastamisele ka 2 kuulise etteteatamisega. Ettemaksu ei ole tarvis teha riigiasutustel, selleks sobib ka kinnituskiri.

Kas firmapidu korraldades sõlmida teenusepakkujaga leping või mitte?

 

Kuigi juristid soovitavad firmaürituste korraldamisel kindlasti teenusepakkujatega leping sõlmida, nendivad üritusturundusfirmad, et kirjalik paber ei garanteeri õnnestumist. Rohkem loeb usaldus ja ka Eesti väiksus - kui teenusepakkuja alt veab, siis edaspidi talle tööd ei pakuta, kirjutab Äripäeva erileht Firmapidu.

 

5 põhjust, miks teenusepakkujaga leping sõlmida.

 

Lepingus on fikseeritud hind, kogused, koht, tähtaeg jne. Suulistest kokkulepetest ei saa pooled alati üheselt aru, ei pane kõike tähele või ei kuule kõike.

Leping hõlmab kokkulepet laiemalt ehk kirjaliku pakkumise kõrval on selles reeglina fikseeritud ka muud ääretingimused ja kokkulepped juhuks, kui kõik ei lähe plaanipäraselt.

Leping on detailsem kui kirjalik pakkumine ehk see kajastab ka neid detaile, millele teenuse tellijana algselt ei oska ise tähelepanu pöörata .

Leping on detailsem kui suuline kokkulepe ehk võimaldab vajadusel ühe või teise osapoole esindaja puudumisel kokkuleppest aru saada ning neid täita ka kellelgi kolmandal.

Leping annab täiendava garantii ehk võimaldab ebaõnnestumise korral sisse nõuda tekkida võiva kahju.

Allikas: Ingmar Saksing, LVM Kinnisvara juhatuse liige

 

LVM Kinnisvara on oma ürituste puhul tavaliselt taktikepi hoidja ehk korraldamine võetakse enda peale. Firma juhatuse liikme Ingmar Saksingu sõnul sõlmivad nad kirjalikud kokkulepped teenusepakkujatega juhul, kui üritus on pikalt ette planeeritud, samuti ka siis, kui tegemist ei ole kauaaegse koostööpartneriga. 

"Pikalt ette planeeritud ürituste puhul on reeglina rohkelt erinevaid osapooli ning nende ürituste õnnestumiseks oleme teinud kokkulepete kõrvale reeglina ka plaani B. Kui tegemist on esmakordse koostööprojektiga, siis kokkuleppe kõrval püüame saada kindlasti ka soovituse," selgitas ta tööprotsessi. "Teisalt, ükski kokkulepe ei taga ürituse edukat toimumist, mistõttu oleme suuremad ettevõtmised kindlustanud ja võimalusel asendanud ettemaksu meiepoolse garantiiga. See küll ei taga ürituse toimumist, kuid vähendab suuremate eelarvetega ürituste puhul riski."

 

 

Soovitused maksavad.

 

Üritusturundusagentuuri Hype üks juhtidest Marko Lõhmus toonitas, et Eesti turg on väga väike ja kõik teavad ja tunnevad üksteist hästi. "Kuskil miskit ära käkkides kuuleb sellest järgmisel päeval kogu vabariik ning edaspidi võib töö ja klientide leidmine olla päris keerukas. See on tegelikult ka põhjus, miks iga vähegi enesest ja teistest lugupidav tegija püüab kvaliteetset teenust osutada." 

Ingmar Saksingu sõnul on nende kogemused teenusepakkujatega valdavalt olnud väga head või head. "Kuivõrd suhtleme igapäevaselt väga paljude valdkondade esindajatega, siis oleme eelistanud koostööpartnereid, keda ise teenindame või koostööpartnereid, keda meie kliendid või partnerid on meile soovitanud," selgitas ta.

Projekti raames sõlmitava lepingu pakub välja koostööpartner, sõnas Saksing, milles siis sõltuvalt vajadusest vaatab üle jurist. "Meil on sõlmitud õigusteenuste lepingud, mille raames palume üle vaadata ka ürituste korraldamisega seotud lepingud ja kokkulepped. Arved tuhandetesse eurodesse pole küündinud." 

Rahvusvahelise firma Microsoft Balti regiooni juht Rain Laane rääkis, et raamlepingute põhjad on neil korporatsiooni poolt ette antud. "Oleme need eesti keelde tõlkinud ja juristi abiga Eesti seaduste järgi kohandanud." Üritusi nad otse ei korraldagi, kuna neil on kahe-kolme üritusturundusagentuuriga kolme- kuni viieaastased raamlepingud, kus on kirjas teenuste hinnatasemed ja üldine loetelu teenustest, mida tellitakse. "Iga konkreetse ürituse puhul küsime antud raamlepingu raames ja vastavalt konkreetsele üritusele või lähteülesandele hinnapakkumise ning teeme maksekorralduse, kus on täpselt kirjeldatud teenus, selle hind ning tähtajad."

 

 

Hinnapakkumine ongi kokkulepe.

 

Agentuuride eesmärk on Marko Lõhmuse sõnul ennekõike just projekti kui terviku haldamine, see hõlmab ka kokkuleppeid kõikide allhangetega. "Tegelikult on see sündmuse õnnestumisel võtmetähtsusega, et ühe projektijuhi käes on ülevaade kogu tervikust. Kuigi, on tulnud ette ka erandeid, kus klient tellib mõne osise otse. Lõplikud briifid ja kokkulepped käivad siiski ka sel juhul läbi agentuuri." 

Liigset bürokraatiat vähemasti tema agentuuris ei armastata. "Eetika on meie jaoks väga olulisel kohal ning seisame nii enda, oma koostööpartnerite kui ka oma klientide õiguste eest. Piisav dokument on tänapäeval ka e-mail, reeglina fikseerime mailitsi kõik detailid võimalikult selgelt ja konstruktiivselt  - ilma võimaliku lepingute draftides kirjasoleva ballastita. Mõistagi tuleb ette erandeid, kõik oleneb olukorrast."

Üritusturundusega tegeleva firma Kolm Õuna projektijuht Lauri Sokk oli sama meelt,  reeglina toimuvad teenuspakkujate ja ürituskorraldajate vahel suhted järgnevalt: hinnapakkumine, läbirääkimised, hinnapakkumise kinnitamine, teenus, arve. "Eraldi lepingud sõlmitakse väga konkreetsete ürituste raames. Näiteks tavaliste suvepäevade puhul on hinnapakkumine kui ühine lepe, mille korral tellija nõustumisel pakkuja poolt esitatud tingimustel (hind - toim) sõlmitakse ka tehing. Ehk lihtsamalt öelduna, kui teenuse tellija on nõus hinnapakkumisega, saab catering ka selle alusel juba toitu valmistama hakata."  

 

 

Leping ei taga õnnestunud sündmust.

 

Ta lisas, et neil altvedamisega õnneks kokkupuuteid pole, ent sellise olukorra eest ei ole ükski üritusturundaja kunagi kaitstud. "Isegi kui on eelnevalt sõlmitud lepingud, ei päästa need lepingud ürituse ebaõnnestumisest. Klient on ju see, kes jääb näiteks esinejast ilma. Tema vaatab pahaselt otsa nii ürituse korraldajale kui ka esinejale endale," selgitas ta. "Kui tingimused pole sellised nagu lubati, on see täielikult ürituse korraldaja vastutada."

 

 

Ootamatu äpardus: toas sooja 11 kraadi. 

 

Üritusturundusagentuuri Hype üks juhtidest Marko Lõhmus sõnul sõltub ühe sündmuse õnnestumine väga paljudest erinevatest detailidest, mis kõik võivad vedada alt: elekter läheb ära, buss läheb katki, lumetorm ummistab teed vms. 

"Ja uskuge, viimasel hetkel või jooksvalt ootamatute asjade lahendamist tuleb kõikidel üritusturundajatel ette väga sageli," lausus ta. Ta tõi välja seiga ühe majutusasutusega. Keset talve ja pakast saabuti idülliliselt kaunisse majutusasutusse noobli 40-pealise grupiga. Nagu ikka, kõik detailid olid eelnevalt kokku lepitud ja majutusasutus oli kõike nõutut ka kenasti täitnud. Välja arvatud üks pisiasi - firma ei leppinud eraldi kokku selles, et tubades peaks olema sooja pisut enam kui 11 kraadi. 

"Küttesüsteem oli läinud paari päeva eest katki ning meid tellijana sellest ei teavitatud. Pettumus ja paanika kliendi poolt oli võimas," märkis Lõhmus. Selle asemel, et nukralt koju minna, mõeldi välja erinevad lahendused, muu hulgas seegi, et kogu rahvas läheb bussi tagasi ja proovitakse leida uus majutuskoht.  "Parim lahendus aga võitis. Otsisime üles lähima ehituspoe juhataja, kurtsime muret, läksime vastu ööd poodi ning ostsime poe soojapuhuritest tühjaks. Kohapeal leiutati jooksvalt ka uus elektrisüsteem ning maja saigi soojaks."

 

 

Advokaat: tihti ei juletagi kirjalikku lepingut küsida.

 

Advokaadibüroo Hansa Law Offices vandeadvokaat Siiri Malmberg sõnul ei julgeta või ei osata tihti küsida kirjaliku lepingu sõlmimist teenusepakkujaga - kokkulepped sõlmitakse teenuse osutamise käigus enamasti kas suuliselt või e-kirjavahetuse käigus. 

 

Malmbergi sõnul on kirjalik leping üks ja ühtne dokument, mis sisaldab poolte kokkuleppeid. "Kui kokkulepe sõlmitakse suuliselt, siis on paljuski usalduse küsimus, kuidas ja kas see täidetakse ning vaidluse korral on raske seda tõendada. Kui kokkulepe sõlmitakse e-kirjavahetuse käigus, siis on tõenäoliselt võimalik nende sisu hiljem tuvastada, kuid see võib olla oluliselt raskendatud, kuna e-kirjavahetused on tihti pikad ja lohisevad ning sisaldavad lisaks kokkulepetele ka muud infot."

Malmberg soovitab kindlasti kokku leppida, milles osutatav teenus täpselt seisneb, millal teenust osutatakse ja millistele tingimustele teenus vastama peab. "Näiteks kui toitlustuse puhul tellitakse 100 tikuvõileiba, siis tuleks lisaks kogusele kokku leppida, millised tikuleivad olema peavad ja millal need peavad olema kohale toodud," näitlikustas ta. "Loomulikult on teenuseid, kus ei pruugi olla väga lihtne sõnastada, millistele tingimustele teenus vastama peab. Näiteks võib olla keerulisem leppida kokku selles, millistele tingimustele peab vastama õhtujuhi teenus, kuid ka siin saab kokku leppida selles, millised on tellija ootused õhtujuhile, millal, kus ja millise aja jooksul teenust osutatakse."

Kuidas lahendada vaidlusi, kui leping on sõlmitud, aga teenusepakkuja ei täida oma lubadusi? "Esmajoones on tellijal õigus nõuda kohustuse täitmist, alternatiivina alandada hinda (arvestades hinna alandamise reegleid) või nõuda tekitatud kahju hüvitamist. Samuti on võimalik teenusepakkuja kohustuste täitmist tagada, näiteks lepingu rikkumise juhuks ette näha leppetrahv," selgitas Malmberg. "Esmajärjekorras tuleks siiski proovida tekkinud probleemi lahendada läbirääkimiste teel, kuid nende nurjumisel kaaluda pöördumist vaidlusi lahendava organi poole."

 

Autor: Karoliina Vasli

Foto: pixabay.com

Allikas: sekretar.ee